Politica privind supravegherea prin mijloace video

POLITICA PRIVIND SUPRAVEGHEREA PRIN MI JLOACE VIDEO OPTIC PLANET SRL. („Compania”)

 

REFERINTE NORMATIVE SI CONDITII DE LEGITIMITATE

 

  • Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, cu modificarile si completarile ulterioare;
  • Hotarârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor

 

  1. c) Regulamentului Uniunii Europene nr. 2016/679 (GDPR) privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date publicate 17 martie 2010, Bruxelles;
  2. d) Regulamentul de Organizare si Functionare a Companiei;
  3. e) Fisele posturilor.

 

DOMENIUL

  • Politica se aplica in cadrul activitatii de supraveghere prin mijloace video. Utilizarea sistemului video este necesara pentru buna administrare si functionare a Companiei, in special in vederea controlului de securitate si paza.
  • Politica privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video al Companiei si masurile de protectie luate de aceasta pentru a proteja datele cu caracter personal, viata privata si alte drepturi fundamentale si interese legitime ale persoanelor filmate de camere.
  • Prezenta Politica privind supravegherea prin mijloace video poate fi consultata la sediul societatii la receptie.

 

CONTINUTUL SI SCOPUL PROCEDURII.

Aceasta politica stabileste:

  1. a) Un set unitar de reguli care reglementeaza implementarea si utilizarea sistemului de supraveghere video in scopul asigurarii securitatii persoanelor si bunurilor, pazei si protectiei bunurilor, i/mobilelor, valorilor care sunt utilizate in activitatea de inchiriere a spatiilor cu destinatie de sediu/puncte de lucru, respectând in acelasi timp obligatiile ce revin Companiei, in baza Regulamentului si masurile de securitate adoptate pentru protectia datelor cu caracter personal, protejarea vietii private, a intereselor legitime si garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.

 

  1. b) Responsabilitatile privind administrarea si exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum si cele privind intocmirea, avizarea si aprobarea documentelor aferente acestor activitat
  • Politica privind utilizarea sistemelor video este disponibila la sediul Companiei si pe site.
  • Sistemul video existent a fost instalat in urma unor analize de risc, anexate planurilor de protectie si paza.
  • O revizuire periodica va fi intreprinsa anual de catre structurile responsabile cu asigurarea securitatii si va reanaliza: (i) necesitatea mentinerii in uz a sistemului; (ii) indeplinirea scopului declarat; (iii) posibile alternative adecvate la sistem si (iv) prezenta politica respecta in continuare Legea 677/2001 cat si Regulamentul Uniunii Europene nr. 2016/679 (GDPR).
  • Compania utilizeaza sistemul de supraveghere video in scop de securitate si control acces. Cu ajutorul acestui sistem se controleaza accesul in sediul social si/sau punctele de lucru apartinand Companiei, se asigura securitatea bunurilor si siguranta persoanelor – angajati ai Companiei, clienti ai Companiei sau vizitatori, precum si a proprietatilor si informatiilor detinute de Companie. Sistemul de supraveghere video completeaza celelalte masuri de securitate, cum ar fi sistemul de control acces, facând parte din masurile intreprinse pe baza politicii de securitate, elaborata la nivelul Companiei, si ajuta la prevenirea, combaterea si, daca e cazul, cercetarea accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat la spatiile securizate. In plus, sistemul de supraveghere video ajuta la prevenirea, detectarea si investigarea furturilor de echipament sau de bunuri detinute de Companie sau la prevenirea, detectarea si investigarea riscurilor si amenintarilor la adresa personalului angajat care isi desfasoara activitatea la locatia supravegheata. Sistemul de supraveghere video nu este utilizat in alt scop, nu foloseste la monitorizarea activitatii angajatilor sau la pontaj. Mai mult, sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obtinere a unor informatii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv in cazul situatiilor in care se produce un incident de securitate sau se observa un comportament infractional (in circumstante exceptionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare in cadrul unei investigatii disciplinare sau penale).

 

ZONELE SUPRAVEGHEATE

■    Sistemul de supraveghere prin mijloace video supravegheaza

– zonele de acces şi spaţiile destinate angajatilor si vizitatorilor;

– zonele care vizeaza casa de marcat din fiecare magazin;

– zonele care vizeaza vitrinele si expunerea produselor comercializate de catre companie;

-zonele in care sunt depozitate

Amplasarea camerelor a fost atent revizuita pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizarii zonelor care nu prezinta interes pentru scopul urmarit.

  • Nu sunt monitorizate zonele in care exista un nivel ridicat al asteptarilor privind viata privata, precum birourile, toaletele si alte locatii similare.
  • In mod exceptional, in cazul unor necesitati in materie de securitate justificate in mod corespunzator, se pot instala camere in astfel de locuri, insa numai dupa efectuarea unei evaluari de impact. In astfel de cazuri, se va amplasa un anunt specific si vizibil in locurile respective.
  • Compania monitorizeaza video toate magazinele Klarmann deschise pe teritoriul Romaniei. Compania are urmatoarea configuratie a sistemului de supraveghere video: Sistem de 1 pana la 16 de camere video, in functie de marimea suprafetei supravegheate, conectate la un device extern, hard extern. Hardul extern se gaseste in incinta Companiei.

 

DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO

Date Speciale

Sistemul video al Companiei nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectiva) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvaluie „categorii speciale de date”.

Compania nu intentioneaza sa utilizeze sistemul de supraveghere si in mod ad hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanta.

Descrierea si specificatiile tehnice ale sistemului

In mod conventional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca functie inregistrarea imaginilor si este echipat cu senzori de miscare. Sistemul poate inregistra orice miscare detectata de camerele instalate in zona supravegheata, alaturi de data, ora si locatie. Toate camerele sunt functionale 24 de ore, 7 zile pe saptamâna. Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoasterea celor care trec prin zona de actiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranta a prelucrarii datelor care pot fi obtinute in urma supravegherii video, camerele sunt fixe (camerele au functie zoom doar pentru imaginea deja filmata), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/ scopul supravegherii. Operatorii special instruiti trebuie sa respecte setarile de confidentialitate si drepturile de acces. Nu exista interconexiune cu alte sisteme si nu se inregistreaza sunetul.

Beneficiile sistemului de supraveghere

Cresterea controlului in perimetrul supravegheat, a intrarilor si iesirilor;

Restrictionarea accesului persoanelor straine;

Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevazute;

Respectarea normativelor si legislatiei in vigoare pentru obiectivele cu risc.

 

PROTEJAREA VIETII PRIVATE SI SECURITATEA INFORMATIILOR

 

Pentru a proteja securitatea sistemului video si pentru a spori gradul de protectie a vietii, au fost introduse urmatoarele masuri tehnice si organizatorice:

^   limitarea timpului de stocare a materialului filmat, in conformitate cu cerintele de securitate;

^   mediile de stocare (serverele pe care se stocheaza imaginile inregistrate) se afla in spatii securizate, protejate de masuri de securitate fizica;

^   toti utilizatorii cu drept de acces au semnat declaratii de confidentialitate, prin care se obliga sa respecte prevederile legale in domeniu;

^   dreptul de acces se acorda utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaste, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru indeplinirea atributiilor de serviciu;

^   toti membrii personalului ce au acces la sistemul de supraveghere (atât externi, cât si interni) semneaza acorduri de confidentialitate.

Doar administratorul de sistem, numit in acest sens de catre operator, are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date.  Acesta tine in permanenta o lista actualizata a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces.

 

ACCESUL LA DATELE PERSONALE SI DEZVALUIREA ACESTORA

Drepturi de acces

Accesul la imaginile stocate si/ sau la arhitectura tehnica a sistemului de supraveghere video este limitat la un numar redus de persoane si este determinat prin atributiile specificate in fisa postului (in ce scop si ce tip de acces). In special, Compania impune limite in privinta persoanelor care au dreptul:

– Sa vizioneze materialul filmat in timp real: imaginile care se deruleaza in timp real sunt accesibile responsabililor desemnati sa desfasoare activitatea de supraveghere;

-Sa vizioneze inregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor inregistrate se va face in cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevazute expres de lege si incidentele de securitate, de catre persoanele special desemnate;

– Sa copieze, sa descarce, sa stearga sau sa modifice orice material filmat.

Instructaj

  • Toti membrii personalului cu drepturi de acces beneficiaza de o instruire initiala in domeniul protectiei datelor. Aceasta procedura va fi integrata in programul de instruire si indrumare, pentru toti utilizatorii cu drept de acces si atributii in operarea sistemului de supraveghere video.
  • Administratorul de serviciu se va asigura ca intregul personal din subordine, daca exista, implicat in operarea sistemului de supraveghere video, este instruit si informat cu privire la toate aspectele functionale, operationale si administrative ale acestei activitati.

Masuri de pastrare a confidentialitatii

Dupa instructaj, fiecare participant semneaza o declaratie de confidentialitate.

Dezvaluirea datelor cu caracter personal

Orice activitate de dezvaluire a datelor personale catre terti va fi documentata si supusa unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicarii, si pe de alta parte compatibilitatea dintre scopul in care se face comunicarea si scopul in care aceste date au fost colectate initial pentru prelucrare (de securitate si control acces). Orice situatie de dezvaluire va fi consemnata de administratorul sistemului intr-un Registru de evidenta a cazurilor de dezvaluire.

  • Compania are obligatia punerii la dispozitia organelor judiciare, la solicitarea scrisa a acestora, inregistrarile video in care este surprinsa savârsirea unor fapte de natura penala.
  • Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezentei la program sau evaluarea performantei la locul de munca. In cazuri exceptionale, dar cu respectarea garantiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, in cadrul unei anchete disciplinare, cu conditia ca informatiile sa ajute la investigarea unei infractiuni sau a unei abateri disciplinare de natura sa prejudicieze drepturile si libertatile unei persoane.
  • Orice incalcare a securitatii in ceea ce priveste camerele video este indicata in registrul de investigatii, iar Compania va fi informata in legatura cu acest lucru cât mai repede posibil.

 

DURATA DE STOCARE

  • Durata de stocare a datelor obtinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proportional cu scopul pentru care se prelucreaza datele, astfel ca (i) imaginile (surprinse de sistemul video) sunt stocate pentru o perioada care nu depaseste 30 de zile, dupa care se sterg prin procedura automata in ordinea in care au fost inregistrate, (ii) imaginile (surprinse de sistemul video) sunt stocate pentru o perioada care poate depasi 30 de zile, dupa care se sterg prin procedura automata in ordinea in care au fost inregistrate. In cazul producerii unui incident de securitate, durata de pastrare a materialului filmat relevant poate depasi limitele normale in functie de timpul necesar investigarii suplimentare a incidentului de securitate. Pastrarea este documentata riguros, iar necesitatea pastrarii este revizuita periodic.
  • Daca durata de stocare depaseste termenul prevazut prin prezenta politica, aceasta se va consemna in Registrul inregistrarilor care depasesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.

 

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Compania garanteaza ca asigura respectarea drepturilor ce revin personelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate in activitatea de supraveghere video si cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Procedura de acces la date cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate

^   Informarea primara a persoanelor vizate se realizeaza in mod clar si permanent, prin intermediul unui  semn adecvat, cu vizibilitate suficienta si localizat in zona supravegheata, astfel incat sa semnaleze existenta camerelor de supraveghere, dar si pentru a comunica informatiile esentiale privind prelucrarea datelor personale.

^   Persoanele vizate  sunt atentionate  asupra existentei  sistemului  de supraveghere video  prin Regulamentul Intern al Companiei care cuprinde si scopul prelucrarii si identifica Compania ca  operator al datelor colectate prin intermediul supravegherii video.

 

Exercitarea drepturilor de acces, interventie si opozitie

 

^ Pe intreaga perioada de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc detinute de Companie, de a solicita interventia (stergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucarilor, conform legii.

^ Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca si/sau sterge date cu caracter personal ca urmare a utilizarii camerelor video ar trebui sa fie adresata Companiei.

^ Raspunsul la solicitarea de acces, interventie sau opozitie se da in termen de 30 de zile calendaristice. Daca nu se poate respecta acest termen, persoana vizata va fi informata asupra motivului de amânare a raspunsului, de asemenea i se va comunica si procedura care va urma pentru solutionarea cererii.

^ Daca exista solicitarea expresa a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile inregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, in masura posibilitatii, cu conditia de a nu prejudicia drepturile tertilor (persoana vizata va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot aparea in inregistrare vor fi editate astfel incât sa nu fie posibila recunoasterea/identificarea lor). In cazul unei asemenea solicitari, persoana vizata este obligata sa se identifice dincolo de orice suspiciune (sa prezinte actul de identitate când participa la vizionare), sa mentioneze data, ora, locatia si imprejurarile in care a fost inregistrata de camerele de supraveghere. De asemenea, persoana vizata va prezenta si o fotografie recenta astfel incât utilizatorii desemnati sa o poata identifica mai usor in imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot aparea in inregistrare vor fi editate astfel incât sa nu fie posibila recunoasterea/identificarea lor.

^ Exista posibilitatea refuzarii dreptului de acces in situatia in care se aplica exceptiile prevazute de lege. Necesitatea de a restrictiona accesul se poate impune si in cazul in care exista obligatia de a proteja drepturile si libertatile unor terte persoane, de exemplu daca in imagini apar si alte persoane si nu exista posibilitatea de a obtine consimtamântul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.

 

Anexa la Politica de supraveghere video

 

OBIECTIV SUPRAVEGHEAT VIDEO

Prin intrarea in obiectul supravegheat video va exprimati acordul pentru prelucrarea imaginii dvs. in scopul mai jos mentionat.

Identitatea operatorului: Optical Planet SRL cu sediul social in Bucuresti, sectorul 1, str. Horia Macelariu, nr.61-81, corp B, parter, inmatriculata la Registrul Comertului sub numarul J40/3212/2011, cod unic de inregistrare 2820018.

Scopul inregistrarii imaginilor: monitorizarii accesului persoanelor si asigurarii securitatii acestora si a spatiilor si bunurilor operatorului

Destinatarii acestora: autoritati publice centrale/locale

Conform Regulamentului Uniunii Europene nr. 2016/679 (GDPR) privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date, aveti anumite drepturi cu privire la datele dvs. personale. Detalii privind politica de confidentialitate puteti gasi aici.